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用好时间管理 做一个高效的管理者  

2011-12-05 22:17:44|  分类: 高考中考 |  标签: |举报 |字号 订阅

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用好时间管理 做一个高效的管理者 (2011-12-3 11:16:32) [发送到微博]
分类:未分类  标签:管理、高效工作、时间管理 |

  大学的时候,曾经有人提出一个这样的问题:人的生命是怎样组成的?

    答案有很多,有的说人体主要是由蛋白质、脂肪和水组成。有的说人是物质和灵魂的结合体。而我说,组成人的生命的是时间。时间由你来使用,同时,时间却又不是你能掌握。时间组成了人生命的每一个片段。对于一个焦急的等在产房外边的准爸爸来说,一分钟的时间很长。而对于一个正在完成某项紧急的工作的人来说,一秒钟却又很短。

    人的生命是有限的,假设一个人能够活到80岁,那么他有29200天的时间可以使用。因此对于我们大家,如何在有限的生命中提高做事效率,从而做出更大的成就,需要每一个人认真的去规划思考。

    曾经有一项调查表明:一个效率低的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

    我们在日常工作中经常会看到,有些年轻管理者在工作中给人感觉无时无刻不在忙碌,然而一天下来没有做出多少工作成果,而有些管理者看似悠闲却总能提前完成工作。由此看来,人人都需要掌握时间管理的方法和理念。对于管理者来说时间管理需要遵循这样的原则——时间“四象限”原则:

用好时间管理 做一个高效的管理者 - i - 要想出国,青岛其中

    所谓四象限原则是把个人手头上的工作按照重要性和紧急性两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要(如紧急状况、迫切问题、限期完成、准备事项等)、重要但不紧急(准备工作,预防措施计划建立、维持人际关系,休闲充电提高学习能力等)、紧急但不重要(如造成干扰的访问、电话信件、报告、会议、许多紧急事件许多凑热闹的活动等)、既不紧急也不重要(如忙碌而琐碎的事、上网聊天、浏览新闻、收发邮件、写博客等)。

    那么我们如何对自己的事物进行安排呢?按照两两结合,本人比较认同的顺序是:

优先处理既紧急又重要的事情:

举例:紧急状况、迫切问题、限期完成、准备事项

    这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。很多不善于规划时间的人都是对于事物性质的判断造成的。该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,于是就造成了看起来很“忙”,但是却没有多少工作成果

其次处理重要但不紧急的事物

案例:预防措施计划建立、维持人际关系,休闲充电提高学习能力

    大多数日常性的工作都属于这个象限的事物。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以对于管理者来说必须主动去做,推动工作的进度,这是发挥个人领导力的领域。而这也是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议大家要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”

妥善处理紧急但不重要的事物

举例:造成干扰的访问、电话信件、报告、会议、许多紧急事件许多凑热闹的活动

    工作中此类事物较多较杂,有时候非常容易判断错误,表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。然而,我们每一个人都不是孤立存在的,许多工作都是同他人合作完成的,因此对于此类事物要区别对待妥善处理,也不要因此影响良好的人际关系。

最后才是处理既不紧急也不重要的事物。

举例:忙碌而琐碎的事、上网聊天、浏览新闻、收发邮件、写博客等等

    无论是生活还是工作中,每一个人都会有很多琐碎的事物缠身,这些事情看似不是很重要,但是确是像蚂蚁一样蚕食着我们分分秒秒的时间,对于一个高效的管理者来说,提高工作效率,就需要尽量压缩这个象限的事物,把有限的经历放在重要且紧急的事物中去,坚持下来,形成习惯,长此以往,你会发现自己在处理事物方面会感到非常轻松。

    最后一点点心得,成功的人往往都是把主要的经历放在重要且不紧急的事物上。

    因此,无论是管理者还是普通员工,一定要对工作有一个正确清醒的认识,把握好工作事物的性质,因而才能合理的安排好个人时间,从而提高工作效率。

                                      


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